経費精算
運用イメージ
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算は申請から支払までを一元管理できる経費精算サービスです。
申請者は乗換案内や交通系ICカード連携で入力の手間やミスを削減でき、承認者はスマートフォンからいつでも、
どこでも承認、経理は煩雑な仕訳や入力作業から解放。社内の経費精算に関する課題をまとめて解決致します。
経費精算運用イメージ
会計システム連携実績
■ 勘定奉行
■ OBIC7
■ スーパーカクテル
■ Build-U
■ PCA会計
■ 財務大将
■ COMPANY
■ EXPLANNER
■ PCA Dream21
■ ガリバー・プロステージ
■ SuperStream
■ CAP21
■ 大蔵大臣
■ ZeeM 会計
■ Smile
■ ProActive
■ GLOVIA
■ JD Edwards
■ 弥生会計
■ SAP
主な機能一覧
申請書一覧
仮払申請書
高額な立替を行う場合などに、仮払金の申請を行うことができます。
仮払金は仮払残高として管理され、出張費や交際費などのすべての立替精算から仮払金が精算されます。
交通費精算書
日々の交通費精算をすばやく、簡単に行うことができます。
経路検索ソフトからの検索や交通系ICカードの履歴を取り込むことができます。
国内出張申請書
国内出張精算書
遠方や宿泊を伴う出張時の事前申請/事後精算や旅費以外の経費精算もできます。
出張時の業務時間/業務有無区分、開始時刻などで日当や宿泊費の自動設定できます。
海外出張申請書
海外出張精算書
上記の出張精算に加え、海外出張で利用した費用を外貨で精算を行うことができます。
外貨で経費を入力いただくだけで自動的に円貨換算(外貨マスタ)し、税計算を行います。
交際費申請書
交際費精算書
交際費や会議費などの事前申請/事後精算を行うことができます。
また、1人当たりの費用により、勘定科目を自動的に判断することができます。
経費申請書
経費精算書
物品の立替購入やその他経費の事前申請/事後精算ができます
支払依頼書
取引先からの請求書に対する支払処理ができます。源泉税額の計算や口座引落しの対応も可能です。
明細内で費用と相殺することが可能になり、買掛金を売掛金で相殺する場合にご利用できます。
振替伝票(単一仕訳)
振替伝票(複合仕訳)
振替仕訳の入力から承認ができます。また、会計仕訳として出力可能です。
申請書イメージ
経費精算ワークフロー・出張申請書イメージ
経費精算ワークフロー・海外出張精算書イメージ
経費精算ワークフロー・交際費精算書イメージ
経費精算ワークフロー・振替伝票イメージ
事前申請 / 事後精算
簡単引継
出張、交際費、経費はそれぞれ事前申請書と精算書が対になっており、事前申請した内容を引き継いだ精算書の起票が可能。事前申請を必須にするような設定や仮払金の申請にもご利用頂けます。
経費精算ワークフロー・事前申請、事後精算画面
レイアウト設定
変更簡単
経費精算で利用する申請書の項目名やレイアウトを任意のフォーマットに変更する事ができます。
新規項目の追加や不要な項目の削除もできるので独自の入力項目でも簡単に対応できます。
経費精算ワークフロー・レイアウト変更説明画面
※表示位置の変更の他、項目の追加や削除、名称変更も可能です。
支払依頼書
従業員の立替精算ではなく、取引先からの請求書に対する支払いの申請が行えます。頻繁に取引を
行う企業の情報はマスタ登録できるので、都度、振込先などの情報を入力する必要はありません。
主な特徴
  1. 口座番号等の支払先の情報をマスタ登録可能
  2. スポット対応時には取引先情報を手入力可能
  3. 取引先への振込データ(FBデータ)を自動生成
  4. 会社間の支払相殺、源泉税の自動精算が可能
  5. プロジェクト毎の予算管理が可能(事前稟議機能)
支払依頼書
支払依頼書は事前稟議書と組み合わせることで、プロジェクト毎の予算管理が行えます。
予算超過時には警告や起票不可といった制御が可能。プロジェクト毎の健全な予算管理をサポートします。
決裁済みの購入稟議書(事前稟議)※申請書の名称は変更可能
主な特徴
  1. 予算超過時に警告の通知や新規起票不可に制御
  2. 予算確保した購入稟議書(親文書)に関連申請書(支払・追加予算)を一覧表示
  3. 相互リンク機能により関連する申請書を閲覧可能
  4. 事前稟議書のフォーマットを編集可能
  1. フォーマットの編集には、MAJOR FLOW Z CLOUD ワークフローが必要となります。
経費精算ワークフロー支払フローイメージ
振 替 伝 票
経費精算以外の仕訳データを入力できる汎用的な振替伝票を用意。振替伝票は単一仕訳と複合仕分の両方に対応。
会計システムへの直接入力ではなく、ワークフローを利用することで上司チェックが可能になります。
主な特徴
  1. 経費精算以外の仕訳データを会計システムに出力。
  2. 入金・出金伝票の代わりに利用し、入出金に関する仕訳データを会計ソフトへ出力することも可能。
  3. 単一仕訳、複合仕訳の両方に対応。
  4. 会計システムへの仕訳入力における内部統制を実現
振替伝票
交通系ICカード連携
交通費精算では電車乗車時に利用した交通系ICカードの情報を起票時に取り込むことができます。
取込はリーダーに交通系ICカードをかざすだけの簡単操作。精算漏れや金額間違いを防止します。
TOUCH

経費精算ワークフローカードリーダー利用イメージ
交通系ICカード連携の仕組みにはJR東日本グループの「transit manager」を採用。正規の駅データが提供
されるので駅情報更新や路線変更なども即日対応。スマートフォンを利用した読み込みにも対応しています。
経費精算ワークフローtransit manegerイメージ画像
  1. 「transit manager」はJR東日本グループが提供する公式のビジネスソリューションです。
  2. 「tansit manager」の動作環境などにつきましては、サービスの 公式サイトをご参照ください。
  3. https://tm.sf-unity.com/index.html
経費精算ワークフローtransit managerはめ込み画像
クレジットカード連携
クレジットカードで支払を行った場合、申請時にクレジットカードの請求データを取り込むことができます。
個人決裁型カードを利用し、業務利用分と私用分が混在している場合、私用分を除外できます。
経費精算ワークフロークレジットカード連携イメージ
POINT

申請時にサーバに蓄積された請求データから精算したいものを選択し、取り込めます。
個人決裁型のカードを利用し、業務で利用したものと私用で利用したものが混在している場合、私用で利用したものを除外することもできます。

POINT

クレジットカード利用明細画面を用意。
ユーザはMAJOR FLOW ZのWeb画面から精算したカードの利用明細を確認できます。

クレジットカード利用明細画面
POINT

複数品目を一括購入した場合、
カードの請求データは1つのデータにまとめられますが、MAJOR FLOW Z では請求データを分割し、各々の内容に合わせて仕訳データを生成できます。

クレジットカード取込画面
経費精算書
POINT
業務で利用した分と私用で利用した分をまとめて支払ってしまった場合、カードの請求データは1つのデータにまとめられますが、MAJOR FLOW Z では私用で利用した分をマイナス入力できます。
入 力 例
請 求 額:857円
私用金額:110円(−110円)
精算金額:747円
  1. マイナス入力の仕訳データの出力は下記から選択頂けます。
  2. 1.マイナス金額の仕訳データ
  3. 2.貸借を逆にした仕訳データ
乗 換 案 内
ジョルダン社の乗換案内との連携に標準機能で対応。乗換案内の検索結果を申請書に取り込めます。
検索した経路や金額の他、最短・最安などのマークも取り込めるのでルートが適正なものか簡単に確認できます
過払防止
定期区間を登録しておけば、該当区間の運賃を自動的に控除。定期区間控除されている申請は「定期区間控除済」のアイコンが表示されるので簡単にチェックでき、不要な交通費の過払いを防ぐことができます。
海外出張精算
海外出張時に外貨で支払った費用の精算に対応。明細毎に円貨・外貨の選択が出来るので、円貨と外貨が
混在する場合も1枚の申請書で精算可能。為替レートはマスタ登録でき、発生日に合わせて自動計算できます。
経費精算ワークフロー海外出張イメージ
外貨レート選択画面
為替レートマスタは外貨レートAPI「OANDA Rates」との連携に対応。
日毎の外貨レートを自動取得できるので、管理者が為替レートマスタを更新する手間が不要になります。
OANDA Rateの特長
  1. 200種類以上の通貨ベアに対応!
  2. 外国為替取引に基づく最も正確な為替レート
  3. 世界各国の大手企業で75,000社超の実績
  1. 本機能を使用するには、別途OANDA社の為替レートAPI「OANDA Rates」をご契約頂く必要があります。
電子帳簿保存法対応(JIIMA認証取得)
スマートフォンの専用アプリを用い、スマートフォンで撮影した写真にタイムスタンプを付与し、
クラウドサーバにアップロード、 精算時にそのデータを申請書に紐づけて起票できるようになります。
経費精算ワークフロー電子帳簿保存イメージ
自動仕訳・会計システム連携
申請者は勘定科目を意識することなく、申請時に選択した品目に応じて自動的に仕訳データが生成されます。
必要に応じて経理担当者は承認時や計上処理時に仕訳データを修正することができます。
申請時の品目選択画面
品目と勘定科目の設定例
■備品 備品
■什器 印刷事務用品費
■工具備品 EDP費
■書籍購入 図書費
■資格取得試験受験 福利厚生費
■講習会参加 福利厚生費
  1. 品目と勘定科目の名称及び紐付けは自由に設定できます
POINT

経費管理機能で計上処理を行った精算書の仕訳データをCSV出力できます。出力レイアウトはご利用中の会計システムに合わせて任意のフォーマットに設定可能。申請書毎に摘要の設定もできます。

経費管理機能:仕訳出力画面
会計システム連携実績
経費精算ワークフロー会計システム連携イメージ
■ 勘定奉行
■ OBIC7
■ スーパーカクテル
■ Build-U
■ PCA会計
■ 財務大将
■ COMPANY
■ EXPLANNER
■ PCA Dream21
■ ガリバー・プロステージ
■ SuperStream
■ CAP21
■ 大蔵大臣
■ ZeeM 会計
■ Smile
■ ProActive
■ GLOVIA
■ JD Edwards
■ 弥生会計
■ SAP
  1. 勘定奉行シリーズ、PCA会計シリーズの仕訳レイアウトは標準テンプレートとして用意しています。
    対応バージョンなど詳細につきましてはお気軽にお問い合せください。
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算では、会計データの出力パターンにおいて、未払データ出力の有無及び
支払データ出力の有無に応じて下記の3パターンから選択頂けます。出力パターンは申請書毎に設定できます。
パターン1

経費精算ワークフロー会計支払いデータ出力パターン1
計上仕訳のみ
費用に対して未払で計上する伝票を起こすのみ。支払処理以降は連携先の会計システムなどで行い、MAJOR FLOW Z では行わないパターン。
  1. MAJOR FLOW Z で経理確認処理を行い、費用の未払計上伝票データを出力する。
  2. 会計システムは未払データを取込み、支払処理を行い、支払済の管理も行う。
パターン2

経費精算ワークフロー会計支払いデータ出力パターン2
計上仕訳/支払仕訳
費用に対して未払で計上する伝票を起こし、その後 MAJOR FLOW Z 側にて支払処理を行った後、支払後の未払の消込伝票(現預金計上伝票)を起こすパターン。
  1. MAJOR FLOW Z で経理確認処理を行い、費用の未払計上伝票データを出力する。
  2. MAJOR FLOW Z で支払処理を行い、未払の消込仕訳の伝票データを出力する。
  3. 会計システムは未払データと消込仕訳データの2種類の伝票を取込む。
パターン3

経費精算ワークフロー会計支払いデータ出力パターン3
支払仕訳のみ
未払での費用計上を行わず、支払処理実施後に費用計上の支払済み仕訳データとして伝票を起こすパターン。
  1. MAJOR FLOW Z で経理確認処理後、支払処理を行い費用の支払済伝票データを出力する。
  2. 会計システムは支払済データを取込み、支払済の管理を行う。
グラフ集計オプション
MAJOR FLOW Z で申請した費用のデータをリアルタイムに集計して可視化できます。
目的に合わせてグラフの種類や軸の指定、集計対象となる申請書や経費負担部門で絞り込めます。
例.月別プロジェクト費用の予算実績比較
経費精算ワークフローグラフ集計利用イメージ
主な特徴・利用用途
  1. 表/棒グラフ/折れ線グラフ/円グラフ/ピボットテーブルを選択できる
  2. 予算を利用実績に対比して見える化できる
  3. 費用実績のランキングや利用割合を出力できる
  4. 前年実績と今年度実績を並べて比較できる
  5. 部署やプロジェクト単位の費用集計ができる
  6. 1画面に複数のグラフをレイアウトできる
グラフ集計の構成及び製品やオプションの有無に関する制限事項は下記の通りです。
グラフ集計の画面構成について
経費精算ワークフローグラフ集計画面構成
経費精算ワークフロー、グラフ集計オプションなど
タイルレイアウトの種類
経費精算ワークフロータイルレイアウト一覧
予算実績管理
部署、負担部門、プロジェクトごとに予算を登録することで予算実績を管理できます。
予算は期間、勘定科目、部署(またはプロジェクト)単位で細かく登録できます。
経費管理機能(予算管理)
予算超過時の警告のイメージ(交際費精算書)
経費精算ワークフロー予算実績管理イメージ
  1. 予算期間は通期、半期、四半期、月から選択できます。
  2. 予算実績表の出力時には期間や対象グループ、勘定科目を指定して絞り込めます。
  3. 期間を指定した場合には該当期間の合計と集計単位毎の明細を表示できます。
  4. 参照時に表示する項目は条件を指定して絞り込めます。
  5. 予算を超過した申請を行う際に警告やエラーを表示することができます。
経費負担部門
経費精算時に経費を負担する部門やプロジェクトを指定し、原価計算の材料として利用できます。
経費負担部門以外にはセグメントの設定も可能。製品別・地域別などの管理会計の材料として利用できます。
POINT
仕訳データに負担部門やセグメント情報を
付加して出力することが可能です。
経費精算ワークフロー経費負担部門イメージ
経費負担部門選択画面
交際費精算(単価チェック)
経費精算ワークフロー交際費精算イメージ画像
交際費精算書で申請を行う場合、入力した金額と参加人数から1人当たりの単価を自動的に計算し、その金額をもとに交際費と会議費に自動的に振り分ける事ができます。
サイボウズ ガルーン スケジュール連携
交通費精算書の起票時にサイボウズ ガルーンのスケジュールに登録された情報(タイトルや金額など)を
反映できます。他のグループウェア連携にはないサイボウズ ガルーン連携携みの特徴的な機能です
連携イメージ
経費精算ワークフロー、サイボウズガルーンとの連携イメージ
※サイボウズ ガルーンとの連携にはオプションが必要です。
連携組み合わせについて サイボウズガルーン
オンプレミス クラウド
MAJOR FLOW Z オンプレミス
クラウド
※サイボウズガルーンがDMZ環境にある場合は連携不可
対応バージョン
  1. サイボウズ ガルーン4 (4.6)
  2. サイボウズ ガルーン (クラウド版)
MAJOR FLOW Z CLOUD カードコントロール連携
MAJOR FLOW Z CLOUD カードコントロールと連携することで、事前申請書で承認された申請金額を
コーポレートカードの限度額に自動反映。内部統制の強化と効率的な業務の両立を実現します。
経費精算ワークフローカードコントロール連携イメージ
かんたん入力
経費精算に特化した専用ポータルを用意。分かりやすいアイコンや一覧表を
採用することで誰でも簡単かつ直感的に申請や承認を行うことができます。
主な特徴
  1. 未精算申請書などのお知らせ、業務連絡を表示します。
  2. 起票可能な申請書をアイコンで最大上下10列まで配置できます。
  3. 申請書一覧はマウスオーバーで申請書の詳細を表示できます。
  4. 申請済の明細一覧はマウスオーバーで明細の詳細を表示できます。
ひ な 型
再利用
よく利用する内容をひな型としてテンプレート登録し、後の申請時に登録した内容を再利用できます。 ひな型の登録は申請書単位と明細単位に対応。個人利用だけでなく他のユーザと共有することもできます。
明細データファイル取込機能
CSVファイルで用意した申請書の記入内容を申請時に取り込むことができます。膨大な量の請求書の支払を行うような際にご利用頂くことで、明細の切り替えなどが不要になり、入力作業の効率化を図れます。
チェック機能
CHECK

あらかじめ予算や仮払費用の上限、締め日などを設定しておくことで、設定した内容を超過した内容の 申請を行おうとした際に自動的にアラートを表示し、規定違反を未然に防ぐことができます。
日当 / 宿泊費自動計算
交際費精算書:明細画面
等級対応
申請者の等級に応じて日当や宿泊費を自動計算。金額間違えや問合せ対応の手間を削減します。
宿泊費は規定の金額の支払と上限額を設定した実費精算の2つから選択頂けます。
按  分
精算金額を経費負担部門やプロジェクトに自動的に按分することが可能です。按分比率は社内規定に
応じた比率で自動的に按分する方法と、都度、申請者に按分率を入力させる方法から選択できます。
手動で按分率を入力する場合のイメージ
POINT
部門やプロジェクトで按分を行った際、按分された部門やプロジェクトの責任者を自動的に承認者にできます。
経費精算ワークフロータイルレイアウト一覧
仮 払 管 理
MAJOR FLOW Zでは仮払金精算時に余りが生じる場合、「①都度、戻入を行う」と
「②残高としてユーザに預け、次回以降の経費精算時に利用する」の2パターンから選択頂けます。
仮払残高の確認
仮払残高の利用が可能なのは出張申請・精算に限定する。
といった設定も可能です。
仮払残高データ出力
経理担当者は専用画面から残高状況の確認やデータのExcel出力ができます。
出力データ例(明細一覧)
POINT

経理担当者は専用画面から仮払の精算状況を確認できます。
条件を指定した絞り込みが可能ですので、未精算の抽出も瞬時に行えます。

仮払精算管理(経理担当者専用画面の一機能)
拠 点 管 理
東京本社の伝票処理は東京の経理担当者、大阪支店の伝票処理は大阪の経理担当者といったように、
拠点ごとに経理担当者が処理できる伝票を設定することで経理担当者の分散処理を実現します。
経費精算ワークフロー拠点1イメージ
拠点1担当者(権限:拠点1のみ)
経費精算ワークフロー拠点2(管理者権限)イメージ
拠点2担当者(管理者権限あり)
管理者権限を有する担当者は全拠点の処理が可能!
経費管理機能メニュー
経費管理機能
経理担当専用メニュー「経費管理機能」ではワークフローで決裁された申請書データから計上日や
支払日の確定、会計データや支払いデータの出力、各種帳票の出力などが行えます。
経費管理機能:計上処理画面
経費管理機能:申請書検索画面
検索結果:CSV出力データ例
支 払 処 理
社員や取引先に対する支払処理を行ないます。支払方法は現金 / 振込 / 口座引落/給与支払いの4パターンに
対応。振込の場合には全銀協フォーマットでファームバンキングデータを出力できます。
簡単支払い

経費精算ワークフロー支払処理イメージ図
経費管理機能:支払画面
各 種 帳 票
支払一覧や経費集計表など経理業務に必要な帳票をExcel形式で出力できます。
出力時には申請者や申請書の種類、支払日や申請部署などを条件を細かく指定して絞り込めます。
支払一覧
出力可能な管理帳票一覧
■支払一覧
■FB出力確認表
■現金処理確認表
■口座引落確認表
■給与出力確認表
■源泉税一覧
■法人カード利用一覧
■新幹線予約カード利用一覧
■回数券利用一覧
■出張パック利用一覧
■振込手数料一覧
■予算実績集計表
■申請精算確認表
■仮払残高確認表
■仮払残高明細一覧
QRコード証憑台紙
精算時に証憑が必要な場合は証憑添付台紙を表示できます。台紙にはQRコードが表示されており、QRコードを
リーダーで読み込むことで該当する申請書データを瞬時に呼び出し。証憑の照合作業を簡略化します。
POINT

申請内容(金額など)は領収書台紙に印刷されているので、 台紙に印刷された情報を領収書を確認すれば、電子データは 一括承認機能でまとめて承認できます!

運用イメージ
経費精算ワークフローQRコード運用イメージ
資 料 請 求
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