経費精算とは

お客様との打ち合わせのための交通費や宿泊費など、従業員が業務の中で立替えたお金を会社に請求し、支払ってもらうことを指します。
経費処理できるものとしては原則的に会社の事業に関係することに限られ、立替えた金銭の内容を証明するため、領収書などの証憑の提出が必要になります。

経費精算とは

主な経費の種類

主な経費の種類
経費とは事業活動を行うために使用した費用のことを指します。お客様と打ち合わせを行うために発生した「交通費」や懇親会のための「交際費」、筆記用具などの「消耗品費」、情報収集のために購入した「新聞図書費」などは日常生活の中で立替え、精算を行ったことがある方も多いと思いますので馴染みがあると思いますが、実は「人件費」や電話やインターネットなどの「通信費」、「水道光熱費」なども経費に含まれます。

また、その一方で事業活動のために購入した物品でも、未使用の場合や金額によっては経費として計上できない場合がありますので注意が必要です。

代表的な経費

  1. 打ち合わせのための交通費
  2. 備品などの消耗品費
  3. お客様やパートナー企業との交際費
  4. 電話やインターネットなどの通信費
  5. 製品紹介に使用した宣伝広告費
  6. 従業員の給与や賞与
  7. 事務所の水道光熱費
  8. 事務所の家賃
  9. 減価償却費 .etc

一般的な経費精算の流れとは?

経費精算の流れはどのように行われるのでしょうか? 一般的な支払いから精算までのフローは下記の通りです。
①従業員が費用の支払いを行う。
②支払を行った証として領収書などの証憑を受け取る。
③精算書に記入し、申請する。※領収書などの証憑も添付して提出する。
④上長が内容を確認し、承認を行う。
⑤経理担当が内容を確認し、承認を行う。
 ※この時、申請内容が社内規定に則っているかの確認も行う。
⑥経理担当が支払処理を行う。
⑦経理担当が申請内容に応じて仕訳を行い、会計システムに仕訳を入力する。
⑧添付された領収書を保管する。(最低7年間の保存が必要)
経費精算の流れ

経費精算で使用する申請書の種類

経費精算で使用する代表的な申請書の種類は下記の通りです。申請書の種類/名称/企業毎の運用ルールによって異なりますが、付近地の交通費精算は交通費精算書、宿泊を伴う出張の精算は出張精算書、お客様の接待には交際費精算書と、目的に応じて運用するのが一般的です。

メリットとしては、出張精算書には出張先や宿泊先、交際費精算書では接待先の企業名・人数などの入力欄が設けられており、それらの情報を元に、承認時に内容の整合性を判断したり、仕訳の摘要として活用します。

経費精算の申請書には立替え後の精算だけでなく、事前の仮払金を申請する事前申請書や立替えずに請求書の支払を申請する支払伝票、経理担当者が仕訳を修正する際に利用する振替伝票といったものも含まれます。
仮払申請書
交通費精算書
出張申請書
出張精算書
海外出張申請書
海外出張精算書
交際費申請書
交際費精算書
経費申請書
経費精算書
支払依頼書
振替伝票

経費精算の課題とは?

経費精算の一連の流れには数多くの課題や非効率が潜んでいます。それらの課題や非効率とは一体どのようなものなのか、
立場毎にそれぞれの課題を見てみたいと思います。
申請者の課題
申請者の課題
  1. 毎回同じような内容を記入することが大変
  2. 計算ミスや記入漏れによる差戻しが多い
  3. どこで滞留しているのか、承認状況がわからない
承認者の課題
承認者の課題
  1. 承認のために事務所に行かなければならない
  2. 紛失や承認漏れの恐れがある
  3. 事前申請の内容と突き合わせが大変
経理担当者の課題
経理担当者の課題
  1. 仕訳や会計システムへの入力作業が煩雑
  2. 日当や宿泊費が規定に沿っているか確認が大変
  3. 領収書のチェックや保管に時間がかかる
経営者の課題
経営者の課題
  1. 郵送や保管のための費用を削減したい
  2. 監査対策に内部統制を強化したい
  3. 従業員の作業工数を効率化したい

経費精算の課題を解決するためには?

経費精算の課題を解決し、業務を効率化するにはどうしたらいいのか?解決策として経費精算システムを導入する企業が増えています。
経費精算システムとは、紙とハンコで行っていた経費精算業務を電子化するシステムです。

電子化によりペーパーレスだけではなく、交通系ICカード連携や乗換案内連携で申請者の入力の手間を削減、クラウドサービスを利用すれば、承認者はスマートフォン対応で移動中の空き時間を利用してどこからでも承認できるようになり、経理担当者は煩雑な仕訳や申請書のファイリング、会計システムへのデータ入力といった煩雑な業務から解放されます。
経費精算ワークフロー
申請者の課題解決
申請者の業務改善効果
  1. 交通系ICカードや乗換案内などを利用して簡単入力
  2. 必須チェックや自動計算でケアレスミスを防止
  3. 承認状況をリアルタイムに見える化
承認者の課題解決
経理担当者の業務改善効果
  1. スマートフォンを利用してどこからでも承認できる
  2. 紛失や承認漏れの恐れが皆無になる
  3. 事前申請の内容との突き合わせも簡単に行える
経理担当者の課題解決
経理担当者の業務改善効果
  1. 自動仕訳やデータ連携で単純作業が大幅になくなる
  2. 規定と内容に合わせて日当や宿泊費を自動計算
  3. 専用台紙で領収書の管理も簡単
    (電子帳簿保存法にも対応)
経営者の課題解決
承認者の業務改善効果
  1. 郵送や保管に必要だった費用が不要になる
  2. 明確な決裁履歴が残り内部統制を強化
  3. 経費精算に必要な作業を圧縮して働き方改革を推進
さらに、近年では電子帳簿保存法の改正も経費精算システムの普及を後押ししています。
1998年に制定された、電子帳簿保存法自体は従来は紙での保存が義務づけられていた税務関係の書類をデータ保存してもよいと認めた法律です。 要件が厳しく、なかなか普及しなかったのですが、2016年にスマートフォンで撮影した画像も認められ、2020年の改正で、キャッシュレス決済の場合には利用明細のデジタルデータが領収書の代わりとして認められるようになり、経費精算システムを活用したペーパーレスがより身近なものになってきています。

経費精算システムの選び方

数多く存在する経費精算システムの中からどの製品を選べばよいのでしょうか?
価格、機能の豊富さ、画面の見やすさなどが選定ポイントにあげられることがよくありますが、

本当に重要なのは「自社の経費精算の課題やニーズを明確にし、それに合った製品を探す」ということです。

「若干の機能不足に目をつぶって安価な製品を導入したが、結局手作業が多く残り、業務効率化が出来なかった。」
「機能がたくさんあるから何でもできると思ったが、運用後に実は一番必要な機能が足りなかった。」

といった失敗談はよくあることです。
そのような失敗をしないため、あらかじめ現在の運用や課題について分析し、可能であれば資料での機能比較だけでなく、トライアルなどを活用して課題が解決できるのか? お試し頂くことがオススメです。
経費の自動仕訳/会計連携システム
経費の日当・宿泊費自動計算システム
経費の定期区間控除システム
経費の交際費精算システム
経費の海外出張精算システム
経費の支払依頼昨日システム
経費のクレジットカード連携システム
経費の交通系ICカード連携システム
経費の費用按分システム
経費の支払処理システム
経費精算の各種帳票
経費の振替伝票システム
経費の予算実績管理システム
経費の拠点管理システム
経費の電子帳簿保存法対応システム

MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算のご紹介

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