従来、紙で運用していた経費の精算業務を電子化して小口現金を廃止、 本社と全国の営業所で精算フローを統一。 申請・承認はワークフローでスピードアップし、集計や再入力の手間も軽減。 証憑類もすべて電子化して添付することで、 スピーディに本社に集めることが可能になりました。
■設立 / 1980年
■所在地 / 東京都千代田区富士見1-2-21
PCAビル
■代表者 / 水谷 学
■従業員数 / 358名
■資本金 / 8億9,040万円
ERP「PCA Dream21」、財務会計「PCA会計」など、おなじみの基幹業務パッケージで実績を誇るピー・シー・エー株式会社。
創業以来35年にわたり会計分野を中心とした業務ソフトウェアを提供し続け、導入実績は累計30万社に上ります。
昨今はすでに7年もの運用実績を持つクラウドサービス「PCAクラウド」、また統合型ERP「PCA Dream21」の提供に注力しています。
2014年12月、東京証券取引所市場第二部から第一部銘柄へと市場変更。
2014年12月、東京証券取引所市場第二部から第一部銘柄への昇格を機に、月次決算の早期化などの取り組みを行ったピー・シー・エー株式会社様。MajorFlowは、それまで紙の伝票で処理していた小口現金を廃止するために採用されました。
避けられない経理業務のスピード化35年来の紙の運用を変える時
北海道から九州まで全国に営業所を展開する同社では、従来、それぞれの営業所で現金ベースの管理を行ってきました。事務スタッフが銀行でまとまった額の現金をおろし、社内の金庫に保管し、申請の度に精算して現金を社員に直接手渡すといった流れです。 本社財務部で小口現金を担当する舛川友美氏は、従来の体制について「各営業所から送られてきた処理済みの手書き伝票を、本社で仕訳して会計システムへ入力していました。営業所は規模や体制も様々なので、伝票に関する業務は営業所ごとに独自の方法で最適化していました。しかし、細かな部分での運用の違いを本社側で吸収することになり、負担がありました」と説明しています。 経理部経理課の長谷川正樹氏は、電子化を決断するまでの経緯を次のように語りました。「各営業所の担当者が銀行へわざわざ出向く時間や経費、また社内に現金を保管するリスクは常に課題として認識していました。さらに、社員数が増加したことで出金伝票が月に1,200件にも上る数となり、従来の紙ベースの運用では対応しきれなくなることが目に見えていました。また、東証第一部指定も契機でしたね。月次で連結まで含めた数字を可視化する義務がありますから、経理業務のスピードアップは避けられません」。
経費精算に強みを持つMajorFlow連携モジュールで容易に導入
財務部 主任
舛川 友美氏
「PCA Dream21」「PCA会計」をはじめ、様々な基幹系パッケージを開発・販売する同社では、もちろん基幹系業務に自社製品を活用しています。
「システム化にあたり、まず当社の開発担当者に意見を聞いたところ、勧められたのがMajorFlowでした。今回、小口現金の廃止という業務に特化したニーズだったので、経費精算に強みを持つMajorFlowは確かにぴったりの製品。
また、当社製品をご利用しているお客様で、MajorFlowと連携して導入された事例が数多くあります。「PCA Dream21」との連携モジュールがすでに用意されていましたから、スムーズな導入が期待できました。
実際に財務部で行った準備はマスタの整備程度のもので、カスタマイズもほとんどなく、会計システムとの連携もスムーズに行えました」（舛川氏）。
業務が大幅にスピードアップ証憑類も電子データで添付
経理部経理課 係長
長谷川 正樹氏
MajorFlowの導入効果について、長谷川氏は、業務のスピードアップを挙げています。「紙の申請書に記載して、上長の印鑑を待つといった従来型のやり方では、もはや現在の業務のスピードについていけません。MajorFlowでシステム化した今、承認はWebでどんどん進みます」。
また、紙の伝票を営業所から集める作業には思いのほか時間がかかっていました。
「今までは、約2営業日かけて伝票を集めていましたが、証憑類を電子データ化して申請ごとに添付してやり取りすることで、原本の到着を待たずに本社で処理できるようになりました。将来的にはさらに整備を進め、e文書法に則った全証憑の電子保存も行いたいと考えています」（長谷川氏）。
本社での仕訳の手間が大幅に減り銀行振込まで簡単に行えるように
現在、パート・アルバイト等を含む約400名がMajorFlowを利用しています。自動仕訳機能により、各営業所の事務スタッフや本社の経理部、財務部でデータを再入力するといった業務はなくなりました。品目を選択するだけで自動的に適切な勘定科目が選択されるため、社員の入力の誤りは解消され、科目の妥当性チェックの手間が大きく減っています。
「小口現金の精算はパターン化したものが多く、同じ内容の伝票が複数枚あることも当たり前です。そのような場合、申請者はボタン1つで手間なくひな形をコピーして申請し、経理側は銀行振込用のFBデータの生成まで行えるわけですから、非常にありがたいシステムだと思っています。また、現金の管理から解放された点も導入効果の1つですね。イベントなどで社員の出張が増えたりすると、金庫内の現金がかなりの額になることがあります。こうした状況はリスク管理の面でも好ましくありませんでした」（舛川氏）。
精算フローの標準化が実現将来はスマートデバイスの活用も
導入前にはWebマニュアルを作ったり、テレビ会議で講習会をしたりと、社員のサポートに努めたという長谷川氏。今後は、スマートデバイスへの対応を考えているとのこと。「もともと当社は業務のモバイル化を推進しており、会社支給の端末が社員に普及しています。ノートPCを立ち上げるまでもなく、移動中でもiPhoneの画面からスピーディに申請・承認が進めば、より快適に業務が進むと思います。社員の働きやすい環境の整備につながることは、どんどん挑戦していきたいですね」。
長谷川氏はさらに、今回の導入で、特に営業所ごとのローカルルールを廃止でき、精算フローが統一されたという点で満足していると語ってくれました。「お客様にシステム提案を行う企業として、当社自身が新しいシステム導入に積極的に取り組んでいます。社員にも前向きなマインドで受け止めてもらっておりますし、ここをスタートに更なるシステム改革を推進していきたいと考えています」。
