紙の稟議書や申請書を、手渡しもしくは学内の連絡便でやり取りするという従来の手間も時間もかかる仕組みからMAJOR FLOW Z CLOUDに移行しました。伝統ある学校法人ならではのお悩みや要件をクリアし、稟議の大幅スピードアップを実現しました。
■創 立 / 1884年
■教職員数 / 560名※(2021年5月1日現在)
※パート・アルバイト含む
■理事長 / 出田 善蔵
■本 社 / 大阪府和泉市まなび野1-1
1884年創立。大阪府に本部を置き、中学校、高等学校、大学、大学院と一貫した学びを提供する私立の総合教育機関です。キリスト教の価値観に基づいた「自由と愛の精神」に則り、「世界の市民」を育成することを目指しています。歴史と伝統、建学精神を守りながら、現代の教育ニーズにも柔軟に対応。最新設備を揃えた豊かな学習環境、また大学ではFD（ファカルティ・ディベロップメント）に注力し、生徒・学生にとって魅力ある学問の場の創出に努めています。
授業の質の向上、生徒・学生の学びやすさ、働きやすい職場作りなど、ICT化を通して様々な取り組みを行われてきた桃山学院様ですが、稟議など一部の業務には電子化の遅れがあり、課題となっていました。これを解決したのがMAJOR FLOW Z CLOUD（以下MAJOR FLOW Zと表記）の導入です。同法人・情報支援室で導入を推進された佐々木さやか氏、大西健太氏のお二人に詳しくお話を伺いました。
テレワークの推進にともない
紙文化の課題解決に着手
稟議書などの書類は、大阪府内の3つのキャンパス、中学校・高等学校と多拠点で回しています。佐々木氏は、以前の状況を次のように振り返っています。「稟議の起案者は紙の稟議書に必要事項を記入し、参考資料と併せて次の決裁者へと届けていました。しかし、担当者が多忙だとすぐに机の上に稟議書が積まれた状態になってしまいます。状況確認は電話などで行うしかありません。拠点をまたがるやり取りが必要な場合には学内の連絡便を使っていましたが、往復の時間なども加えるとさらに日数を要します。効率が悪いことは明らかでしたが、昔ながらの手法を重んじる学内の文化があり、なかなか刷新に踏み切れませんでした」。
それでも状況を変えようと動きだした背景には、コロナ禍があったといいます。「当時はテレワークを推進していましたが、やはり電子化されていなかった業務は滞りました。せっかくテレワーク環境を整えたのに、人によっては稟議書に押印するために出勤が必要になってしまって。それで一気に取り組みを進めることになりました」（佐々木氏）。
MAJOR FLOW Zで電子化した稟議書・申請書は、総務、人事、財務や情報支援に関連する業務を中心に、多岐に渡るものになりました。具体的には、休職届、慶弔届、物品の貸出申請、ネットワーク変更届、備品調達届、予備費の申請書などで、教職員を中心に500名弱が利用しています。
「導入当初は、現状調査の結果を踏まえつつ、総務課がどのような稟議書・申請書をシステムに反映させるかを決めていました。現在は所管からの要望も受け付けています。とはいえある程度の統制は必要ですので、各所管と連携して運用しています」（大西氏）。
「承認ルートが特殊だったり、例外的なフローを必要とするものなどを除き、当初目標としていた稟議書・申請書は概ね電子化できたと考えてよいのではないでしょうか」（佐々木氏）。
不安があったからこそ、無駄なく
失敗しない導入をを心掛けた
大西氏は、数ある製品の中からMAJOR FLOW Zを選択した理由として、シンプルさとコンパクトさを挙げています。「選定は2回に分けて行いました。最初はグループウェアのような幅広い機能を搭載した製品を検討しました。しかし、カレンダーやスケジュールなど、導入済みの製品と被る機能が複数搭載されていて、無駄が多くなることがわかりました。その点、MAJOR FLOW Zは費用と機能のバランスに優れていましたね」。
「慣れ親しんだ既存システムを変える必要は感じませんし、後からオフにするにしても機能過多だなと感じました。結局、稟議や申請関連のワークフローに絞ったミニマムスタートを目指すことにしました。必要ない部分まで含めて大掛かりに移行して、失敗することを避けたかったところです」（佐々木氏）。
実は、“撤退しやすさ”も事前に調査したと佐々木氏は打ち明けてくれました。「総務課としては、電子決裁はなんとしても定着させたいという思いでしたが、稟議関連の業務をシステム化するのは今回が初めてでした。紙文化は強固に根付いていますし、不安も大きかったのです。最悪、軌道に乗らず紙の運用に戻すことまで視野に入れていましたので、柔軟に導入できることやコンパクトな製品であることは重要なポイントでした。そういった観点でも、MAJOR FLOW Zは扱いやすかったです」。
スピードアップと可視化に成功
今何をすべきかが一目瞭然に
MAJOR FLOW Zの導入後、業務は大きく変わりました。「ユーザーアンケートを取りましたが、スピードアップについての評価が高いです。学内の連絡便を使わなくてよくなったのが大きいですね」（大西氏）。
佐々木氏は、電子化による状況の可視化を評価しています。「稟議が滞った際の問い合わせ対応が激減しました。電話をかけて催促する必要がなくなり、ほっとした職員は多いと思います。もちろん電話で追いかけられる側も負担でしたでしょう。今はパソコンの画面上で稟議の状況が一目瞭然ですから、決裁者も自分が何をすべきかがすぐにわかります」。
「使いやすいという点では、UIも他にくらべてわかりやすいと思いました。必要なことがシンプルにデザインされていますよね。様々な方が使うシステムですから、こういったシンプルさは大事です」（大西氏）。
ひとまず導入は一段落
これからさらなる成長を
今後の展望について、佐々木氏に伺いました。「導入が一段落した今、やってみたいことも増えてきました。Googleなど他システムとの連携、チャット連携にも興味があります」。学校法人という制約があるため、要件も独自かつ複雑です。このような中で、パナソニック ネットソリューションズはじめ、導入パートナーの丁寧な支援もご評価いただいています。「電子化できてよかった！というフェーズが終わり、新システムをどう成長させていくか考えるフェーズに入ったと感じています。今後もシステムを発展させて、よりよい環境作りに活かしたいです」（佐々木氏）。
