業務上、旅費交通費等の経費が多くかかる株式会社東京カンテイ様では、『MajorFlow』の導入によって経費精算のキャッシュレス化を図り、業務効率を大幅にアップされました。
今回は、導入の経緯やメリット等を、システム部と総務経理部の方に伺いました。
■設立 / 1979年10月
■所在地 / 東京都品川区上大崎3-8-3
■代表者 / 松村優一郎
■従業員数 / 220名
■資本金 / ２億円
株式会社東京カンテイ様は、不動産専門のデータバンクです。全国のマンションをデータベース化し、図面や、売買・賃貸の事例など、マンションに関する様々な情報をオンライン提供するほか、土地・建物の評価をシステム化したオンラインサービスを実施。
不動産鑑定評価およびエンジニアリング・レポートの提供、土壌汚染調査・地質改良業務も行っています。現在の会員企業は全国2,900法人。
金融、証券、不動産、建設などの民間企業をはじめ、裁判所や公社などの公的機関まで、幅広くご利用いただいております。
経費精算を運用業務として『MajorFlow』を導入して頂いた株式会社東京カンテイ様。最初に総務経理部の部長である竹内幸一氏と、総務経理部の中塚陽子氏に、導入の経緯についてお伺いしました。
頻度の高い交通費などの精算処理が煩わしい
「東京にオフィスが3 カ所、その他大阪、名古屋、福岡に支店がありまして、全国規模で営業活動を行っております。通常の営業に加え、不動産鑑定士が全国を回るのですが、旅費交通費をはじめ現地で取得する謄本代金等、営業活動においての経費が結構かかるんですね。
例えば、出張回数の多い人間ですと、10万円単位ですぐに溜まってしまいます。
総務経理部 としては、精算を溜められると作業時間が余計にかかるので、できるだけ避けたいと思っていました。ですので、この精算処理をよりスムーズにし、キャッシュレス化を図ることを目的として導入を検しました」（竹内氏）。
「それに現金のやり取りですと、受け渡しの際に本人が不在の場合、そこで滞ってしまい困ることが多くありました。でも、現在は経費の精算が銀行振り込みになったので、問題点は解消でき効率がアップされました」（中塚氏）。
東京カンテイ様では精算業務をよりスムーズに行うため、『MajorFlow 』から出力された振り込みデータを、銀行のファームバンキングシステムへ乗せ、個人口座へ振り込むことで精算業務のキャッシュレス化を図りました。
「紙ベースで行っていた頃は、申請書のフォームが複雑だったこともあり、記入の問い合わせが少なくなかったんです。また、申請者によって勘定科目がバラバラで、統一を図りづらい面もありました。しかし、MajorFlow 導入後は、決まったフォームに従い画面上の簡単な作業で入力が完了するため、記入漏れやミスもなくなり、表記も統一できるようになりました」（竹内氏）。
煩わしかった精算の申請もＷｅｂで素早く処理！
「これまでは申請の承認経路や承認者がはっきりしない部分もあったのですが、MajorFlow導入にあたり、決裁の権限や承認ルートも決めて管理を徹底しました。現在は、申請者から責任者までのフローが明確になりましたし、経理への申請から承認までの進捗状況が一目で分かりますから、とても便利です」（中塚氏）。
さらに、紙ベースでのやり取りからWebでの作業へ移り変わったことのメリットを、竹内さんは次のように語ります。
「今までは精算の申請があった場合、その都度、小口を管理している出納担当者がチェックして現金を渡していました。それを毎月15日と月末で締め、各支店ごとに出納帳の写しと領収書を本社へ送ってもらい管理していたのですが、書類のやり取りだけでも結構な時間がかかっていました。月末は特に忙しかったんです。でも今ではWeb上ですぐ申請ができますし、現金による受け渡しも減ったので、総務経理部の業務効率もアップしています」（竹内氏）。
『駅すぱあと』や『desknet’s 』と連携できる点が導入の決め手に！
「今回、導入を検討したワークフローソフトは、7製品ほどあったのですが、各部署から挙げてもらった要件定義をすべてクリアしたのが、MajorFlow だったのです。経費精算のキャッシュレス化もさることながら、『駅すぱあと』や『desknet’s』と連携ができることを前提で選考しました。また、アクティブディレクトリと連携させることでアプリケーション追加時に発生する煩わしいユーザ認証作業を省略できるのも嬉しいですね」（坂東氏）。
「導入にあたって、最初の１ヶ月は総務経理部・システム部で使用し、その後１ヶ月間、他部署へ研修を行いました。元々、MajorFlow の操作が分かりやすいこともあり、他部署での理解も早かったと思います」（中塚氏）。
「システム部や経理部が問い合わせのヘルプデスクとなって、既存の業務に支障が出ては困るので、きちんとマニュアルを作成しました。おかげで現場での混乱も少なく、スムーズにカットオーバーできたと思います。その他、システム部としては、MajorFlowから出力された仕訳データを、そのまま基幹の会計システムへ流せるよう、別途システム開発をしてもらいました。エンドユーザが入力したデータを、最終的に会計システムまで流せるので便利ですね」（坂東氏）。
経費精算の申請から処理までの時間がスピーディーに！
「我々としては、精算の処理が早くなったことが嬉しいですね。具体的には、金曜日までに申請してもらえれば、翌週の水曜日の朝一には個々の口座へ経費が振り込まれる流れになっています。一週間単位で経費が精算できるので、特に外回りの多い営業部や鑑定部では大変便利になったと思います」（竹内氏）。
「精算の頻度も社員によって異なるので、不慣れな人間ですと『まず申請用紙の所在が分からない』というケースも多かったのですが、今はそういった問い合わせも少なくなりました。
手間だった経費精算の申請そのものがスムーズに行えるようになったと、現場から声が挙がっています」（坂東氏）。（取材は2009年9月21日）
