株式会社GENDA GiGO Entertainment

https://www.gendagigo.jp/

MAJOR FLOW Z CLOUDで既存システムの
機能を再現。わずか4ヵ月での短期導入に成功!

親会社からの離脱にともない社内の全システムを刷新──、しかし、ワークフローの導入に割り当てられた期間はわずか4ヵ月。厳しい条件の中、確実に移行するために選ばれたのがMAJOR FLOW Z CLOUDです。複雑な承認フローへの対応により、独自性の強い既存システムの機能をしっかり踏襲できました。

設 立 / 2004年

資本金 / 50,000,000円

従業員数 / 810人(アルバイトを除く)

本 社 / 東京都港区東新橋1丁目9番1号
     東京汐留ビルディング17階

代表取締役社長 / 上野 聖

URL / https://www.gendagigo.jp/

セガ系列のアミューズメント企業の実績を重ねたのち、近年ではGENDAグループの一翼としてその存在感を高めています。全国で展開するゲームセンターなどのアミューズメント施設は200店舗以上。また、飲食店やオンラインクレーンゲームなど、様々な分野に事業を拡大しています。「楽しい場」にちなんだ「楽し場創造会社」というビジョンを掲げ、世界一のエンタメ企業を目指して躍進中です。

2021年1月、旧系列からの離脱にともない、GENDAグループの一翼を担う企業へと躍進されたGENDA GiGO Entertainment様。同社は旧グループからの離脱に際して、全社のシステムを刷新する必要に迫られました。
MAJOR FLOW Z CLOUDは、2021年8月から12月、移行プロジェクトの締め括りのタイミングで導入されました。システムの利用規模は約1,450人、わずか4ヵ月という短期導入です。
このプロジェクトを担当されたのは、同社IT戦略本部部長代行の松本洋一氏、同じくIT戦略本部の松野絢佳氏、また総務部の大槻光氏を中心とするチームです。

遅れの許されない状況で
4ヵ月という短期導入に挑む

同社が今回の導入で最も重視したのは「旧システムの再現」ができることです。松本氏はその背景について、次のように説明しています。「移行日は既に決まっていて、遅らせることはできません。このため、新たに要件を定義しなおす時間がとれず、慣れ親しんだ既存システムの仕様を再現することになりました。とはいえ、既存システムには旧グループの慣習に合わせた独自性があったので、どこまで再現できるかが懸念点でしたね」。
そのため、開発支援やサポートをしっかり担えるベンダーを探したといいます。「IT人材不足は当社でも課題ですし、手厚い導入支援がなければ、おそらくこの短期導入を乗り越えられません。また、運用のフェーズでは、専門人材がいなくても、ある程度までは自走できることが理想ですね。もちろん、せっかくシステムを1から刷新できる機会ですから、フルクラウドでと考えていました」(松本氏)。

複雑な既存システムの
再現性にこだわる


株式会社GENDA GiGO Entertainment
IT戦略本部 ITソリューション部
部長代行 松本 洋一 氏

複数あった製品候補の中からMAJOR FLOWZ CLOUDが選ばれた理由について、松野氏は、「複雑なフローに対応できる点が重要でした」と説明しています。「例えば5段階以上の承認フローが設定できること、報告先が追加できること、フローが終了した後に特定の人に通知を送るなど、細かなニーズがありました。
職務権限が複雑なため、システムに業務を合わせることが難しく、既存システムの再現性にこだわりました。なお、既存システムは導入期間や人材確保の問題があり、今回の移行の条件には適いませんでした」。

また、MAJOR FLOW Z CLOUDの承認機能を使って、独自のFAQシステムも作成しました。「稟議や申請については、開発支援を受けながら構築しましたが、それ以外は自分たちの手で進めたいと思いました。FAQシステムは、全国各地の店舗から寄せられる質問に対応するためのもので、質問者(申請者)と回答者(承認者)がラリーを重ねるようにやり取りします。
回答できない場合には別の人に質問を回したり、追加回答者を設定したり……、仕様を最大限に活かしながら作り込んでいきました」(松野氏)。
FAQは既存システムに搭載されてはいたものの、ワークフローとしては一般的な機能ではありません。MAJOR FLOW Z CLOUDの柔軟なフローは様々な分岐に対応し、細かな設定ができるため、このような独自のニーズにも応えられます。

IT担当者から総務経理、ユーザーまで
全員にわかりやすいシステム


株式会社GENDA GiGO Entertainment
ITソリューション部
ITアプリケーション課 松野 絢佳 氏

株式会社GENDA GiGO Entertainment
総務部 総務課 大槻 光 氏

実際にフローを作成するなど、ユーザー寄りの部分でワークフローにかかわる総務部の視点から、「情報システムの知識がなくても使いこなせる点は大切なこと」と大槻氏。「導入時には徹底的にサポートしてもらいましたが、今では複雑な分岐を含むフローも自分で作ることができています。業務の性質上、部門をまたいだ承認が多いのですが、外部の手に頼らずスピーディにフローを作れます。以前のシステムでは、ルート変更やテンプレート改修のために、親会社の情報システム部に依頼しなければならないことも多く、完了するまで1週間ということもありましたから」。
フローを設計し、運用する総務部はもちろん、実際にシステムを利用して申請・承認を行うユーザー社員にとっても、“わかりやすさ”は重要です。松野氏は、「システムを利用する社員たちのために手順書を作成しましたが、『見なくてもわかる』という人ばかりでした」と振り返ります。「『操作がわからない』という問い合わせは皆無です」と大槻氏。また松本氏は、「旧システムの再現を目標にしましたので、変わらないことが大切です」と、ユーザーの使い勝手の部分においても、混乱なく移行できたことに言及されました。
その上で、さらなる改善に取り組んでいます。これまでシステム化できていなかった申請についても、フォーム作成機能を使って新たに取り組んでいるとのことです。

申請・承認の「今」を可視化
分析や予測にデータを役立てる

MAJOR FLOW Z CLOUDの 導入効果として、松本氏は可視化を挙げています。「実績レポートとして、承認者ごとのフローの滞留時間が見えるようになる点は、今までにはなかった機能ですね。判断のスピードアップを最優先事項としている当社にとってプラスになります。
今後は、稟議のデータを見込み予算管理に活用できればと思っています。申請時に計上月を入力することにより、近い将来の予算の予測が立ちますよね。稟議のデータソースはかなり活用の幅が広いと考えています」。 最後に、今後の展望についてお伺いしました。「他システムとの連携を行っていく予定です。マスタ連携はワークフローだけでなく、全社のシステムを視野に入れた大きな取り組みです」(松本氏)。
「API が 使 えますの で MAJOR FLOW ZCLOUDは連携性がいいですね。実は既に次 の手として、APIオプションを申し込み、具体的に動き始めているところです。マスタ連携でさらに業務がスムーズになることを期待しています」(松野氏)。
「今回、とにかく時間がないという厳しい状況の中で、パナソニック ネットソリューションズは実現性の高い提案をしてくれました。『これならいける』と確信できましたし、実際その通りでしたね。また、我々の課題に寄り添ったサポートをしてくれた点でも評価しています」(松本氏)。

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