ワークフローシステムと電子契約システムの連携で契約業務を効率化。さらに、電子帳簿保存法の要件を満たした契約書の自動保存も実現しました。急速に普及する電子契約システム、その先の一手はワークフロー連携が正解です。MAJOR FLOW Zだからこその連携効果をお確かめください。
■設 立 / 1949年
■資本金 / 12,046百万円
■売上高 / 2,793億円（連結）
※2023年3月期
■社員数 / 4,839名（連結）
※2023年3月現在
■代表取締役社長 兼 CEO /江原 信
■本 社 / 東京都千代田区丸の内1-8-3
丸の内トラストタワー本館22階
ポテトチップス、かっぱえびせん、サッポロポテトといった“国民的”ロングセラーをはじめ、バラエティに富んだ様々なスナック菓子、シリアル食品まで、幅広く製造・販売を手掛ける菓子・食品のリーディング・カンパニーです。農業分野におけるじゃがいもの品種改良や栽培、貯蔵技術の開発まで、近年の取り組みは多岐に渡ります。アジアや北米など、多くの国々に製品提供を行っており、グローバル市場でも存在感を高めています。
契約業務の効率化、電子帳簿保存法（以下「電帳法」と表記）への対応などを目的に、電子契約システム「クラウドサイン」と「MAJOR FLOW Z」の連携を実現させたカルビー様。両システムの連携メリットに注目し、いち早く取り組まれた先進ユーザー様です。
連携プロジェクトの中心となったのは、法務の分野でビジョン策定を進めた芦澤良平氏、DXを推進・統括する立場から、コンセプトをシステム化させた稲手信吾氏、また、現場でフォーム作成や運用を担当する月𥔎千尋氏です。背景や連携効果について詳しくお話を伺いました。
従来から課題だった契約の効率化
電帳法の対応期限も迫る中で─
MAJOR FLOW Zは数年前に導入し、全社で約3,000名超のユーザーが使いこなしています。クラウドサインは、契約業務の効率化、コロナ禍への対応などを目的に2020年に導入しました。導入当初は特に連携を想定しておらず、MAJOR FLOW Zで契約に関する稟議を終えたら、契約の担当者が各部署の押印担当者にクラウドサインによる作業を依頼するという使い方をしていました。しかし、契約件数は全社で年間およそ2,500件。その数の多さからも、業務負荷の削減が課題となっていました。
また、電帳法対応に関する効率化も課題の１つでした。クラウドサイン導入当初は、締結済みの契約書を紙で出力・保管していましたが、令和4年の法改正で保存要件が厳格化され、電子保存へと移行する必要が生じました。しかし、法に則った保存を行うには、一定事項の記録を残し、管理する必要があるなど、人手を要します。
「性善説に基づいた社員まかせの運用には、ミスがつきものです。なんとかシステム化できないものかと考えていました」（芦澤氏）。
課題解決のために同社が選択したのは、MAJOR FLOW Zとクラウドサインの連携です。
「電子契約関連業務の効率化は大きな課題になっていましたが、細分化された職務権限に加え、法の制約等もあり、なかなか進みませんでした。困っていた時にMAJOR FLOW Zとの連携を提案してもらい、まさに助け舟だと思いました」（芦澤氏）。
契約業務をスッキリ一本化
稟議は対応力のMAJOR FLOW Zに
MAJOR FLOW Zとクラウドサインの連携により、稟議を終えた契約書が、簡単にクラウドサインに引き継がれるようになりました。稟議の起票時に入力した内容や決裁済みのフラグがクラウドサインに連携します。
電子契約システムには、簡易的なワークフロー機能を搭載したものもありますが、今回あえてMAJOR FLOW Zを採用した背景には、製造業、大規模、グループ経営といった、同社特有の制約があります。ワークフローに求められる機能は実に様々で、簡易的なシステムではカバーしきれなかったのです。
「当社では2018年から、国内全グループ会社のワークフローシステムとしてMAJOR FLOWZを導入しています。各社・各部門の多様なニーズを較的シンプルに実現できる柔軟性があり、様々な申請業務に活用中です。」（稲手氏）。
「稟議については、部署ごとに専用の申請書を用いたり、合議や追加承認をフレキシブルにルートに加えたりと、各現場の判断で様々な使い方をしています。細かな職務権限もあって、やはり簡易的な製品ではニーズを満たせません。MAJOR FLOW Zのような、複雑な承認ルートや柔軟なカスタマイズに対応できることは重要なポイントだと思います」（月𥔎氏）。
「無理して業務をシステムに合わせなくてよい点は、当社の方針にマッチしています。そもそもMAJOR FLOW Zはすでにしっかり社内に定着しているので、新しいシステムをもう１つ導入し、社員に覚えてもらうのは現実的と思えません。稟議については、もちろん使い慣れたMAJOR FLOW Zを活かす方向で考えていました」（芦澤氏）。
電帳法に則った契約書の保存
法令施行前に余裕を持って対応完了
両システムの連携により、電帳法に則った効率的な契約書の保管も可能になりました。それまでクラウドサインで署名した契約書は、担当者がそれぞれ定められたサーバーに格納していました。その際、電帳法の検索要件を満たすために、一定事項の記録を残し、管理する必要があるなど、人手を要することになります。
連携により、人手による作業を省力化できました。クラウドサインで締結された契約については、添付資料も含めてMAJOR FLOW Zによる適切な保存が行われます。
「情報システム部は、ITパートナー様との契約書のやり取りが多く、私もユーザーとして本システムを使っています。導入前は、クラウドサインで署名された文書ファイルを自身でリネームし、所定のフォルダに格納していました。今回、文書の格納に関して、クラウドサイン連携分については自動化されたことで、保存忘れやデータの紛失、保存先の選択ミスなどのリスクから解放されました」（稲手氏）。
電帳法への対応には苦労もありましたが、無事に完了させることができました。
「契約にかかわるシステムは、ほかの社内向けシステムと違い、一律で適用できないという面があります。当社が契約書を送る立場の場合はそこまで難易度は高くありませんが、契約書を受ける立場の場合、送る側の企業が別のシステムを利用しているケースもあります。特に電帳法対応を考えた時、このようなケースでは難易度が上がり、電子契約システム単体では対応しきれません。ここでシステム間の制約を柔軟に吸収し、可能なかぎり解決してくれたのがMAJOR FLOW Zだったのです」（芦澤氏）。
MAJOR FLOW Zだからこそ
ビジョンを形にすることができた
運用開始からまだ間もないですが、今のところ大きな問題はありません。テスト運用時のアンケートでは、9割近くの社員から『使いやすい』との評価をいただいています。
「そもそも、クラウドサインの導入以前は、紙の契約書を利用していました。当時、契約書の製本、押印、郵送等にかかっていた手間を考えれば、電子化だけでも大きな効果が得られています。それをさらに進化させたのが今回の連携です。この数年で契約業務は驚くほど楽になりました」（芦澤氏）。
将来のビジョンとしては、AIによる入力業務の自動化なども視野に入れているとのこと。さらなる効率化を目指して、ブラッシュアップを続けるご予定です。
