一連のシステムが連携されたことにより、経理部門では、毎月約10日間かかっていた経費精算業務が3日程度に短縮。
業務部門から情報システム部への作業依頼も激減しました。
■設 立 / 1991年12月
■代表者 / 樋口 嘉章
■総売上高 / 38億27百万円(2016年3月期)
■社員数 / 186名
■本 社 / 東京都港区虎ノ門4-3-1
城山トラストタワー8F
■URL / http://www.axio.co.jp
株式会社アクシオは、企業向けITの分野で長年の実績を有する昭和電線グループのSIerです。統合認証基盤を中心に、ケーブリング、ネットワーク、仮想化技術などの豊富な構築実績から、特にクラウドとオンプレミスのハイブリッド環境における認証・アクセス管理やスマートデバイスの活用など、近年重要視されるようになった分野に強みを持ちます。適切な製品選定による最適なソリューション提案を通し、お客様のプロジェクトの円滑な推進を支え続けている企業です。
アクシオのID管理ソリューション
連携システムへのコネクタ、ワークフロー部分の開発なども含め、パッケージ製品のみならずスクラッチ開発による統合認証基
盤の構築もサポートしています。
既存システムの老朽化にともない、ワークフローをはじめ、経費精算、勤怠管理など、総務・経理系の一連のシステム刷新を計画したアクシオ様。それまで複数のパッケージ製品でバラバラに運用されていた各システムを統合し、さらなる効率化と新たな効果のために改革に着手しました。
今回のプロジェクトの中心となったのは、SI事業部業務システム部の佐藤圭祐氏と九野宗城氏、また管理本部情報システム部の清水敬太郎氏です。主に情報システム部がユーザの要望集約やインターフェース部分の設計、業務株式会社アクシオは、企業向けITの分野で長年の実績を有する昭和電線グループのSIerです。統合認証基盤を中心に、ケーブリング、ネットワーク、仮想化技術などの豊富な構築実績から、特にクラウドとオンプレミスのハイブリッド環境における認証・アクセス管理やスマートデバイスの活用など、近年重要視されるようになった分野に強みを持ちます。適切な製品選定による最適なソリューション提案を通し、お客様のプロジェクトの円滑な推進を支え続けている企業です。連携システムへのコネクタ、ワークフロー部分の開発なども含め、パッケージ製品のみならずスクラッチ開発による統合認証基盤の構築もサポートしています。システム部が開発を担い、協力して導入にあたりました。
独立した複数のシステムとカスタマイズによる肥大化の問題
既存システムはそれぞれ独立していたためにシステム間のデータ連携が難しく、各所で人手による作業が発生していました。例えば社員の就業データは毎月情報システム部が勤怠管理システムからダウンロードし、Access等のツールで集計・加工、その後、手動で給与システムへ入力していました。「社員の個人情報というデリケートなデータを扱うだけに、適正な権限管理が必要でした。もとより、こうした作業は情報システム部にとっては本来の業務ではありませんので、毎月締日に発生する作業工数の負担も問題になっていました」（清水氏）。
また、紙ベースの申請書などもこれらのシステムと併存していた状況で、一刻も早い効率化が求められていました。
「実はさらに問題がありました。既存システムはユーザからの要望に応えてカスタマイズを重ねた結果、メンテナンスもバージョンアップも難しいほど複雑化していたのです」（佐藤氏）。
バラバラだったシステムを統合し自動化された流れを作る
「今回の導入で指針にしたのは次の3点です。1つは各システムを統合して一気通貫の流れを作ること。もう1つは自動化により作業工数を減らし、総務・経理部門や情報システム部の負担を減らすこと。最後は業務部門のエンドユーザのために、従来と近い使い勝手を再現することです」（佐藤氏）。
様々な観点から検討した結果、最終的に新システムはほぼMajorFlowシリーズで統一されることになりました。案件管理システムや総務部門の申請などで利用するフォーム作成はMajorFlow Form、経費精算はMajorFlow Keihi、勤怠管理にはMajorFlow Timeを選択し、1年弱という短期間で段階的な導入を実現。各システム間の密な連携に成功し、スムーズな業務の流れが確立しました。
「経理部門では、毎月約10日間かかっていた経費精算業務が3日程度に短縮されました。月次報告の迅速化も課題でしたが、従来の仕組みのままでは簡単にスピード化するのは難しかったのです。今回システム間の連携を強化し、業務の流れを変えたことには大きな意義がありました」（九野氏）。
「経費精算システムと勤怠管理システムの連携による工数削減効果も大きく、目に見えて楽になりました。以前はシステム化していたにも関わらず、入力内容をいったん紙に出力してチェックするといった非効率な工程もありました。これらも極力自動化して画面上で行い、チェック済みのデータはMajorFlowの標準機能で計算処理、その後、給与システムと連携しています。ほとんど人手を介さず作業が進むようになり、さらにペーパーレス効果もでています」（清水氏）。
過去の失敗経験を活かしてノンカスタマイズにこだわる
今回の導入では、特にノンカスタマイズにこだわったと佐藤氏は語ります。「以前のシステムは、エンドユーザの要望に細かく応え、より便利にすることを目的にカスタマイズしたもので、確かに使い勝手は非常によかったのです。しかし、長期的な視点で見れば、この作り込みのために開発担当者以外は理解できない複雑なシステムになり、バージョンアップすら難しくなっていました」。こうした反省点を踏まえ、フルカスタマイズで稼働していた既存システムと同程度の機能をノンカスタマイズで実現することが、今回の導入の1つの目標となりました。
「法令やビジネス環境の変化に合わせてシステムはバージョンアップをしていかなければなりません。その時に、容易に対応できる形を維持することは重要です。小さな利便性を追い求めた結果、システムから柔軟性が損なわれ、スピード感が失われれば、ビジネス機会の損失という本意とは程遠い結果につながります。その点、標準で様々な機能が搭載され、さらにはフォーム設計の自由度が高いMajorFlowは、当社の二ーズに応えられるものと期待しました」（佐藤氏）。
エンドユーザにとって使いやすく
開発・運用部門にとっては手離れよく
エンドユーザの使い勝手の面でも注目すべき効果がでています。例えば経費精算では、交通費における定期区間の自動控除が可能になりました。MajorFlowにはあらかじめ経路検索ソフトウェア「乗換案内」が組み込まれており、エンドユーザが目的地を入力するだけで、正しい交通費が計算されます。
また、勤怠管理については、休暇願など様々な申請書のペーパーレス化が実現しました。「以前のシステムでは、年次休暇等の残数の繰り越し処理に手集計が必要でしたが、これも自動化され、毎月約2日分の業務が削減されました」（清水氏）。
フォーム作成についても高評価です。「Excelのフォーマットを取り込めば、従来利用してきた申請書とそう変わらないものが簡単に作れますので、エンドユーザの混乱も少なくすみました。今では、案件管理に関するフォームなど高度なものを除いて、ほぼ総務部などの社員が作成しています」（佐藤氏）。
情報システム部には、以前は様々な部署からフォーム作成やデータ加工の依頼が集まっていましたが、これも激減したということです。稼働開始してまだ間もない時期ですが、既に多くの効果がでています。
