電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは一言でいうと「紙での保存が義務であった領収書・請求書などの書類や総勘定元帳などの会計帳簿を、電子データとして保存することを認めた法律」です。

正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成10年法律第25号)」といい、1998年7月に施行されました。

対象となる書類と保存方法の種類

電子帳簿保存法で認められているデータ保存方法は下記の3種類です。
電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿・ 書類をデータのまま保存する方法
対  象
  1. 総勘定元帳などの「帳簿」
  2. 貸借対照表などの「決算書類」
  3. 自社で発行した領収書や請求書などの
    「取引関係書類」
スキャナ保存
紙で受け取った書類をスキャナーなどで電子化して保存する方法
対  象

  1. 領収書や請求書などの「取引関係書類」
電 子 取 引
電子的に授受した取引 情報をデータで保存する方法
対  象
  1. PDFで受け取った領収書や請求書などの
    「取引関係書類」
※詳細は国税庁のホームページ「電子帳簿保存法の概要」をご参照ください

電子帳簿保存法を採用するメリット

電子帳簿保存法を採用してペーパーレスを推進することで、下記のようなメリットがあります。
01

内部統制・セキュリティ強化
紛失や情報漏洩防止、
不正チェック精度の向上
02

業務効率化
検索性向上や
回覧・押印作業の廃止
03

コスト削減
紙や郵送、
保管の費用が不要
04

テレワークの推進
紙の管理のための
出社から解放

法改正で、より電子帳簿保存法が身近に

従来の電子帳簿保存法では「契約書や領収書の金額の上限が3万円まで」、「デジタルカメラやハンドスキャナで撮影したものは不可」など様々な規定がありましたが、法改正により、「契約書などや領収書の上限金額の撤廃」、「スマートフォンでの撮影も可能」など、その規定が緩和されてきました。
主な改正内容
上限金額の撤廃
電子帳簿保存法で認められていた金額は3万円まででしたが、2016年度の改正でこの上限が撤廃されました。
スキャン機器に関する緩和
カメラの性能向上に伴い、2018年よりスマートフォンなどで撮影した画像も認められるようになりました。
そして、令和四年に施行される電子帳簿保存法ではさらに要件が緩和され、より手軽に電子帳簿保存法を運用できるようになります。

令和4年に施行される電子帳簿保存法で押さえたい「6つのポイント」

令和4年に施行される新しい電子帳簿保存法は、各種手続きを簡素化する内容が多くを占めています。
その中でも押さえておきたいポイントは下記の6つです。
税務署長の承認が
不要になる
90日前迄に税務署に申請し、税務署長の承認を得る必要がありましたが、税務署長の事前承認が不要になります。
領収書や請求書への
自署が不要になる
受領者本人が電子化する際には領収書や請求書に自署が必要でしたが、これが不要になります。
※「特に速やかに方式」の場合
本人が受領した場合の
処理期限が長くなる
受領者本人が電子化する際には3営業日以内に行わなければなりませんでしたが、2ヶ月以内に延長されます。
※「特に速やかに方式」の場合
原本と画像データの
突き合せが不要になる
受領者本人以外が原本と画像を突き合せて確認する「相互牽制」が必要でしたが、これが不要になります。
※「業務処理サイクル方式」の場合
条件を満たせば
タイムスタンプが不要
タイムスタンプは必須でしたが、訂正・削除記録が残るシステムに保存するなどの条件を満たした場合、タイムスタンプが不要になります。
定期検査せずに紙書類を
破棄できるようになる
紙書類を破棄する前に「定期検査」が必要でしたが、要件を満たした紙書類は定期検査をせずに破棄できるようになります。
※多くの要件が緩和された一方で、不正を行った場合には通常課される重加算税に10%加算されるなど、ペナルティも強化されています。

電子帳簿保存法をはじめるために必要なものは?

電子帳簿保存法のスキャナ保存要件では、単純に領収書を画像化するだけではなく、撮影した画像に“タイムスタンプ”を付与することを筆頭に、様々な要件を満たす必要があります。
よって“電子帳簿保存法のスキャナ保存要件”に対応した経費精算システムが必要になります。
出所:国税庁 電子帳簿保存法Q&A(一問一答)
  1. (注1)決算関係書類以外の国税関係書類(一般書類を除く)をいう。
  2. (注2) 資金や物の流れに直結・連動しない書類として規則第2条第7項に規定する国税庁長官が定めるものをいう。
  3. (注3) スキャナ保存制度により国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えている保存 義務者であって、その当該国税関係書類の保存に代える日前に作成又は受領した重要書類をいう。

  4. ※1一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存可。
  5. ※2入力事項を規則第2条第6項第1号イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力し たことを確認することができる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができる。
  6. ※3当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、タイムスタンプの付与 に代えることができる。
  7. ※4受領者等が読み取る場合、A4以下の書類の大きさに関する情報は保存不要。
  8. ※5過去分重要書類については当該電磁的記録の保存に併せて、当該電磁的記録の作成及び保存に関する事務の 手続を明らかにした書類(当該事務の責任者が定められているものに限られます。)の備付けが必要。
  9. ※6過去分重要書類については所轄税務署長等宛に適用届出書の提出が必要。
パナソニック ネットソリューションズの提供する「MAJOR FLOW Z」は
「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)」の認証を取得しているので安心してご利用頂けます。
電子帳簿ソフト法的要件認証製品一覧(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会様のHP)

MAJOR FLOW Z の電子帳簿保存法対応機能

タイムスタンプ付与
専用アプリを利用して撮影した領収書の画像にタイムスタンプを自動的に付与。データが改ざんされていないことを証明し、電子帳簿保存法の要件である「真実性の確保」を満たします。
代理スキャン
受領者本人が領収書画像の撮影ができなかった場合、代理者が正当性を確認した上でスキャンした画像にもタイムスタンプを付与できます。
検索・一括検証
確認が必要な証憑データを検索機能で素早く探せます。 一括検証機能を利用して受領からタイムスタンプの付与までの日数に不適切なものがないか、確認できます。
クレジットカード連携
法人カードの利用明細を申請時に取り込めます。2020年の法改正で、キャッシュレス決済の場合は、 請求データと連携することで領収書の保管が不要になったことにより、最近特に注目されている機能です。

電子帳簿保存法の準備に不安がある場合には

領収書の電子帳簿保存法対応の準備に取り掛かるにあたり、「どこから手を付けたらよいか分からない」「社内に相談する相手がいない」「高額なコンサルティングを頼む予算もない」といった課題がある場合にはリック・アンド・カンパニーの「KAMINAX(カミナックス)」がオススメです。

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提供ツール
  1. ① 電帳法基礎講座動画
  2. ② 法令対応チェックリスト
  3. ③ 業務運用チェックリスト
  4. ④ 関連規程サンプル
  5. ⑤ 業務フローチャートサンプル
  6. ⑥ 電帳法対応書類棚卸表
  7. ⑦ よくある質問リスト(FAQ)
メール・WEB相談サポート(30分)
リック・アンド・カンパニーについて
「Redesign ✖️ IT で業務をクリエイティブに変革し、企業の競争力を圧倒的に加速させる。」 我々リック・アンド・カンパニーの電帳法コンサルティングは、IT技術を積極的に活用することで、企業のペーパーレス化、デジタル化を推進し、すべての企業にとって「電帳法対応」を常識にします。
代表CEO/公認会計士
齊藤佳明/ さいとうよしあき
リックの使命  – 電帳法をもっと身近に。すべての企業の常識に。-
  1. 2000年 早稲田大学商学部卒。大学卒業後、グラフィックデザイナーを経たのち、2005年公認会計士旧2次試験に合格。同年監査法人トーマツ(現有限責任監査法人トーマツ)入所。
  2. 2017年総合系コンサルティングファームのグローウィン・パートナーズ株式会社入社。電子帳簿保存法コンサルティングの事業立ち上げに参画。サービス統括責任者としてソリューションベンダーとのアライアンス、年間30本以上のセミナーや会計専門誌などへの寄稿を通じて、当事業における圧倒的なポジショニングを築き上げ、2年間で1億円の事業へと成長させた。2021年電帳法コンサルティングに特化したリック・アンド・カンパニーを設立。これまでの経験を活かしクライアントの経営課題解決のために会計とITの側面からプロジェクトを自ら主導する。 その他にも、セミナー・執筆等を多数手がけている。

本サービスに関するお問い合せは、以下の連絡先にご連絡下さい。
リック・アンド・カンパニー合同会社 カミナックス担当 E-mail:sales@ric-grp.com  カミナックスの詳細はこちら
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