好調な2012年で創業30周年を迎えたキャロウェイゴルフカンパニー。その日本法人となるキャロウェイゴルフ様では、営業部門の業務効率化を目指してMajorFlowの導入を決定。
年間5,000件にのぼる決裁をワークフロー化したことで、決裁の進捗状況の「見える化」を実現しました。
■設立 / 1996年11月1日
■所在地 / 東京都港区白金台5-12-7
MG 白金台ビル
■代表取締役社長 /
ボーズマン・アレックス・ミッチェル
■従業員数 / 105名（2012年4月30日）
キャロウェイゴルフ株式会社様は、世界最大級のゴルフクラブメーカー、キャロウェイゴルフカンパニーの日本法人。
「キャロウェイゴルフ」、「オデッセイ」のゴルフクラブ、ボール、靴、アクセサリーなどの輸入、卸売販売を行っています。
1996年の設立以来、日本のゴルファーをリサーチし、開発された日本専用の製品をラインナップするなど、日本市場でのシェア拡大に注力しています。
日本人向けのブランドとして高い人気を誇る「LEGACY」や「RAZR」シリーズをはじめ、
ゴルフクラブからボール、靴、アクセサリーまで、数多くの製品を世に送り出すキャロウェイゴルフ様。
同社がパナソニック ネットソリューションズ（以下、パナソニックNETS）のワークフローパッケージ「MajorFlow」を導入したのは、2007年秋のことでした。今ではほぼ毎日使っている部署もあるほど、業務に欠かせないツールとなっています。
手におえない大量の決裁・・・・業務効率化が喫緊の課題
「ワークフロー導入のきっかけは営業部門からの要望でした。当社では特価申請やイベント出展などあらゆる営業活動において決裁を取っており、その件数は年間約5,000件に及びます。紙による申請では承認までの進捗が分かりづらく、また申請書が紛失してしまうリスクもありました」と、同社の財務部・マネージャー岩井しのぶ氏は導入前の課題を語ります。
親会社である米キャロウェイカンパニーからもワークフローシステムの紹介を受けましたが、すべて英語表記のシステムでは日本を市場とする同社にマッチするものではなかったといいます。
小さく初めて大きく育てたい初めての導入はまず基本性能から
ワークフローシステム選定にあたり、岩井氏がポイントとしたのが“スモールスタート”。
そして数社のシステムを検討した結果、経費精算や出張申請など、追加機能のバリエーションが幅広いパナソニックNETSのMajorFlowが選ばれました。
外資系の同社のイメージに合う、スマートなインターフェイスも好感触だったそうです。
入念なディスカッションで業務にぴったりなシステム
財務・経理 マネージャー
岩井 しのぶ 氏
「ユーザ となる営業スタッフも交えて、かなりディスカッションを重ねましたね」と、岩井氏は導入当時を振り返ります。
パナソニックNETSのアイディアで、申請フォームには独自のカスタマイズを施しました。
「申請内容に応じて記入項目や承認ルートを変化させるようにしてもらいました。例えば“営業報告申請書”という１種類の申請書でも、申請書内の選択項目に応じて“特価申請”や“与信申請”“販売強化施策・キャンペーン”など、8種類の異なる決裁業務に利用できるようにし、目的に応じて適切な承認者が自動的に選択されます。
１つの申請フォームで8種類の申請ができるので、別々のフォームを用意する場合に比べ申請も簡単なのではないかと思います」（岩井氏）
見える化により、決裁をスムーズかつ明瞭に
シニア
ネットワーク＆コミュニケーションズ
スペシャリスト
岡部 直美 氏
MajorFlowを導入し、営業系の決裁業務の約80％をワークフロー化。大きな効果となって表れたのは決裁の「見える化」でした。決裁の承認状況や決裁済みの帳票を、部署内の全員が確認できるようになっています。
これまでは決裁書の所在確認に手間がかかり、紛失の恐れもありましたが、これがすっかりなくなり 、アシスタント にも好評です。パナソニックNETSのサポート体制について、同社の情報システム スペシャリストの岡部直美氏は次のように語ります。
「ユーザ から寄せられた質問の中で、経験のないものについては逐一問い合わせました。組織階層が少し複雑なため、当初は承認フローの不具合がありましたが、丁寧に対応してもらいましたね。組織変更に伴う承認フローの変更も、今では2時間弱でできています」。
人事・総務系決裁もワークフロー化機能拡張を容易に実現
このスタートに手ごたえを感じた同社は2009年より、MajorFlowを人事・総務系へも発展。
社用車の利用申請や慶弔・購買などの申請書を、毎年2,3種類くらいずつ 順次追加していきました。「つい最近も出張申請に利用したいという要望がありました」と岡部氏が語るように、同社業務のワークフロー化は着実に広がりを見せています。また、急に承認を求められ 、外出先から承認を行うケースも多いようです。
「モバイル利用により、時間の効率化につながったのも良い点でしたね。実は導入時点では気付いていなかったのですが（笑）」（岩井氏）。
最初の導入から約5年経った現在も、MajorFlowのさらなる使いこなしを目指す同社。「初の導入でしたが、満足度は90％以上。費用対効果も十分でした。今後は会計ソフトとの連携や予算に対する費用実績の集計など、ワークフローデータの活用を進めたいですね。使い勝手も分かってますから、今後も新しい申請書を追加していくつもりです 」と、岩井氏は意欲をのぞかせました。（取材は2012年7月26日）